L’immense majorité de ceux que je rencontre lors de mes formations à la gestion du temps utilisent une liste de tâches. C’est probablement le seul outil qui préexiste systématiquement ou presque chez ceux que j’accompagne vers une meilleure organisation et une meilleure gestion de leur temps. Qu’il s’agisse encore d’une liste « papier » (cela devient rare) ou plus généralement du fait de marquer « non lus » les mails qui nécessitent une action, tous disposent déjà d’un outil permettant de se rappeler les tâches et les actions qui restent en instance. Mais, que ce soit dans leur version « papier » ou dans leur version « boîte de réception » ces outils sont imparfaits. Il vaut beaucoup mieux les remplacer par un vrai gestionnaire de tâches comme ceux proposés par tous les outils de messagerie d’Outlook à Thunderbird en passant par Gmail. Car une bonne liste de tâches doit répondre à plusieurs contraintes.
Le bon ordre
Que l’on s’appuie encore sur une liste papier ou que l’on utilise sa boîte de réception, les tâches ne sont pas classées dans le bon ordre. Elles sont classées par ordre d’apparition ce qui n’a que peu à voir avec l’ordre dans lequel elles devraient être traitées. Or, pour être efficace, une to-do list doit vous permettre d’identifier immédiatement l’ordre dans lequel il faudra traiter les actions à entreprendre. C’est ce que sont capables de faire tous les gestionnaires de tâches électroniques. C’est ce qui vous évite de perdre du temps à vous demander quelle est la tâche suivante à enclencher et surtout d’être sûr qu’une action prioritaire n’attend pas que vous «tombiez» sur elle. Le hasard n’a pas de place dans l’efficacité professionnelle.
Proposer des rappels
Notre mémoire n’étant pas toujours fiable la fonction « rappel » que proposent les listes de tâches électroniques est une grande utilité. Elle est aussi très rassurante en ce qu’elle nous garantit de ne pas rater une action importante, et ce, exactement au moment où cette action doit être enclenchée. Sans cette fonctionnalité, nous finirons toujours par nous souvenir d’une chose à faire. Mais parfois, cela sera trop tard.
Passer du mail à la tâche rapidement
La messagerie électronique est devenue la première source de travail. C’est par elle que nous parviennent aujourd’hui la plupart des tâches pour lesquelles nous sommes sollicités. Transformer facilement ces mails en tâches pour les intégrer à notre organisation est donc essentiel à notre efficacité Or c’est là une fonctionnalité que proposent tous les outils de messagerie même si de ce point de vue-là Outlook est sans aucun doute l’outil le plus efficace grâce au «glisser-lâcher» ou, encore mieux, aux «actions rapides».
Avec un peu de méthode et de logique comme ce que je vous propose dans mes formations, vous pourrez même vider votre boîte de réception plusieurs fois par jour. L’effet en sera extrêmement bénéfique : la sensation que tout est sous contrôle !
